Tu ouvres la transcription et il manque les huit premières minutes. Ou ton nom de produit y est écrit de trois façons différentes, aucune n'étant la bonne.
Ce n'est pas un détail cosmétique. L'analyse ne lit pas ton appel, elle lit sa transcription. Une erreur de transcription devient donc une erreur de score, sur une compétence que tu as parfaitement exécutée.
La bonne nouvelle : les trois causes les plus fréquentes se corrigent en cinq minutes, et tu peux rejouer l'appel concerné.
Ce qu'il te faut avant de commencer
Un appel précis à réparer, pas une impression générale. Ouvre-le et lis le passage qui cloche.
Savoir quelles langues sont réellement parlées dans tes réunions, y compris quand tu bascules en anglais au milieu d'un rendez-vous.
Les termes métier qui reviennent chez toi : noms de produits, acronymes, noms de concurrents.
1. Vérifie ta langue
Paramètres puis Profil. Deux réglages y cohabitent, et le plus important n'est pas celui qu'on croit.
Le réglage qui décide, c'est Langues de transcription, décrit comme « Langues parlées dans vos réunions pour une transcription optimale ». Huit langues sont disponibles, écrites dans leur propre langue et précédées d'un drapeau : Français, English, Español, Deutsch, Nederlands, Italiano, Português, Polski. C'est un groupe de bascules, mais une seule langue est réellement utilisée : la première cochée. Le français est coché par défaut, et il faut toujours au moins une langue. Coche donc en premier celle dans laquelle tu mènes le plus d'appels.
La langue de ton compte, elle, change l'interface d'Eagr : les menus, les boutons et les libellés. Elle ne remplace pas le réglage ci-dessus.
Garde les deux cohérents. Si tes rendez-vous se tiennent en anglais, passe les deux en anglais.
Un appel mené en anglais alors que ta première langue de transcription est le français ne produit pas une transcription approximative, il produit du charabia qu'aucun glossaire ne rattrapera. C'est la cause la plus souvent en jeu et la moins souvent regardée.
2. Déclare tes termes dans le glossaire
Paramètres puis Glossaire, décrit comme « Ajoutez des termes métier pour améliorer la précision des transcriptions ». Au départ il est vide.
Le glossaire avant tout ajout.
Bouton Ajouter un terme, avec le repère « Ex: Eagr, CRM, KPI... ». Saisis le mot tel qu'il doit être écrit, avec sa casse et ses accents, un terme par entrée. Si Eagr répond « Ce terme existe déjà », il est déjà en place.
La saisie d'un terme.
Une limite à connaître : 100 caractères par terme. Au delà, la saisie est refusée avec une erreur affichée à l'écran. Attention, un terme accepté n'est pas pour autant utilisé en entier : seuls ses 50 premiers caractères servent à la transcription. Garde donc tes termes courts. Il n'y a pas de plafond de termes par organisation, mais seuls les 100 premiers sont transmis au moteur de transcription. Le glossaire est commun à toute ton organisation, pas personnel.
Compte enfin jusqu'à 5 minutes avant qu'un terme fraîchement ajouté soit pris en compte par le Live Coach. Ailleurs, l'effet est immédiat.
Le glossaire, accessible à tous les rôles.
Quels termes ajouter au glossaire
Le nom de tes produits et de tes offres, surtout s'ils sont inventés ou anglophones.
Les acronymes employés en interne, y compris ceux que vous prononcez lettre par lettre.
Le nom de tes concurrents, en particulier les noms étrangers.
Les noms de famille difficiles de tes interlocuteurs récurrents.
Inutile en revanche d'y mettre du vocabulaire courant. Le glossaire aide sur ce qui est rare, il ne réécrit pas la transcription.
Comment repérer les termes à ajouter
Ne devine pas. Ouvre trois ou quatre analyses récentes et lis la transcription en diagonale. Les erreurs sautent aux yeux, et ce sont presque toujours les mêmes mots qui reviennent d'un appel à l'autre.
Un signe qui ne trompe pas : un score bas sur une compétence alors que tu sais avoir fait le travail. Va lire le passage concerné. Si ton nom de produit y est écrit de trois façons différentes, l'analyse n'avait aucune chance de reconnaître ce que tu disais.
3. Relance l'analyse sur l'appel concerné
Le glossaire et les langues n'agissent que sur ce qui est transcrit ensuite. Les analyses déjà produites ne sont pas retouchées.
Depuis l'appel, utilise Relancer l'analyse. Si le bandeau Analyse obsolète est affiché, avec le message « Cet appel a été analysé avec une version antérieure », le bouton s'appelle Réanalyser. Eagr confirme par « Réanalyse lancée. La page va se rafraîchir sous peu. »
4. Signale ce qui cloche
En bas de l'analyse, Eagr demande « Cette analyse est-elle pertinente ? ». Réponds Pas vraiment et choisis la catégorie Transcription.
Ce n'est pas un formulaire de politesse. C'est ce qui remonte les erreurs récurrentes de transcription à ceux qui peuvent les corriger pour tout le monde.
Pourquoi la transcription s'arrête avant la fin de l'appel
Presque toujours parce que l'enregistrement lui-même s'arrête là. Le bot a été retiré de la réunion, l'appel a basculé sur un autre outil, ou la salle a été fermée pendant que ça parlait encore.
Compare la durée affichée sur l'appel à la durée réelle du rendez-vous. Si elles diffèrent, le problème est à l'enregistrement, pas à la transcription, et le glossaire n'y changera rien.
Pourquoi le début manque
Le bot rejoint la réunion quand elle démarre, pas quand tu commences à parler. S'il est resté en salle d'attente sans que personne ne l'accepte, les minutes passées à attendre ne sont pas enregistrées.
Active la notification Bot en salle d'attente dans Paramètres puis Notifications : « Recevez une notification si le bot n'a pas été accepté pour rejoindre l'appel ». Tu le sauras pendant l'appel, pas le lendemain.
Le message « Transcript non disponible » s'affiche
La transcription a échoué au traitement
Le produit affiche « Le transcript de cette session n'a pas pu être généré. » Relance l'analyse une fois. Si le message revient, écris au support avec l'URL de l'appel.
L'appel est encore en cours de traitement
Tant que « Transcription en cours... » ou « Analyse en cours » est affiché, il n'y a rien à réparer. Le produit annonce lui-même « Ton appel est en cours d'analyse. Cela peut prendre quelques minutes. » Un appel bloqué en erreur peut se débloquer de lui-même dans les 24 heures. Attends ce délai avant d'écrire au support.
L'appel est classé « Aucune parole détectée »
Cette catégorie signifie qu'aucun mot n'a été reconnu. Elle ne prouve pas que l'audio était silencieux. Écoute l'enregistrement avant de conclure. Si tu entends la conversation, signale-le : c'est une erreur de détection.
L'appel est trop court pour être analysé
La durée minimale d'analyse vaut 3 minutes par défaut, mais ton administrateur la règle dans Paramètres puis Règles d'analyse, et peut la relever segment par segment. L'appel reste dans ta liste, sans analyse.
L'audio est inexploitable
Deux personnes qui parlent en même temps, un micro saturé, un haut-parleur de téléphone posé sur une table. Aucun réglage ne récupère un signal qui n'a pas été capté.
Un terme reste mal transcrit malgré tout
Le terme a été ajouté après l'appel
Normal. Ajoute-le, puis demande une réanalyse de l'appel concerné.
Le mot est phonétiquement proche d'un mot courant
Les cas les plus durs. Ajoute aussi la variante que la transcription produit à tort, pour aider la désambiguïsation.
La langue ne correspond pas à ce qui est parlé
Un terme anglais dans un appel transcrit en français sera mal rendu, glossaire ou pas. Aligne d'abord ta première langue de transcription sur celle que tu parles réellement en rendez-vous, c'est elle qui décide.
Ce que ça ne fait pas
Le glossaire n'améliore pas un audio de mauvaise qualité et ne réécrit pas une transcription passée. Il ne corrige pas non plus la ponctuation ni le découpage des phrases.
Et il ne remplace pas le réglage de langue : déclarer un terme anglais ne suffit pas si l'appel est transcrit en français. Il faut d'abord que ta première langue de transcription corresponde à la langue parlée.